Accounts Payable (A/P) – Begin to End Process (Complete Process)

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Accounts Payable (A/P) – Begin to End Process 

1) Vendor Onboarding (Master Creation)

दस्तावेज़: PAN, GSTIN, पता, रद्द चेक, बैंक डिटेल, MSME/SSI प्रमाण, CIN (यदि कंपनी), संपर्क ईमेल।

सेटअप: भुगतान शर्तें (उदा. 30 दिन), TDS सेक्शन मैपिंग, GST रेट/RCM applicability, अनुमोदन वर्कफ़्लो।

कंट्रोल: बैंक बदलाव की स्वतंत्र वेरिफ़िकेशन (penny-drop/cheque), ब्लैकलिस्ट/डुप्लिकेट चेक।

2) खरीद माँग (Purchase Requisition – PR)

ज़रूरत/बजट जाँच, DOA (Delegation of Authority) के अनुसार अनुमोदन।

कंट्रोल: PR में स्पेसिफ़िकेशन, मात्रा, अनुमानित कीमत, लागत केंद्र/प्रोजेक्ट कोड।

3) खरीद आदेश (Purchase Order – PO)

डिटेल: आइटम/सेवा, मात्रा, रेट, HSN/SAC, GST %, डिलीवरी शर्तें, भुगतान शर्तें, दंड/वारंटी।

कंट्रोल: PO सिर्फ़ अधिकृत व्यक्ति जारी करे; कीमत/टर्म लॉक।

4) माल/सेवा प्राप्ति (GRN/SES)

गुड्स: GRN (Goods Receipt Note), QC/शॉर्ट-एक्सेस रिकॉर्ड, नुकसान/रिजेक्शन नोट।

सेवाएँ: Service Entry Sheet (SES) या कार्य-पूर्णता प्रमाण।

कंट्रोल: प्राप्ति टीम और खरीद/अकाउंट्स अलग (SoD)।

5) इनवॉइस प्राप्ति (Invoice Receipt & Scrutiny)

अनिवार्य फ़ील्ड: सप्लायर नाम, GSTIN, इनवॉइस नं./तारीख, PO/GRN रेफ़, HSN/SAC, टैक्स ब्रेकअप, Place of Supply, RCM हाँ/ना, यदि लागू तो e-invoice IRN/QR।

स्टैम्प: “Received on” तारीख, रिसीविंग चैनल (ईमेल/कूरियर/पोर्टल)।

कंट्रोल: डुप्लिकेट-इनवॉइस चेक, वेंडर मास्टर से बैंक/नाम मैच।

6) मैचिंग (2-Way/3-Way Match)

3-वे मैच: PO ↔ GRN ↔ Invoice (मात्रा/रेट/टैक्स/डिलीवरी टर्म)

2-वे मैच: PO ↔ Invoice (सेवाओं में प्रायः)

एक्सेप्शन: शॉर्ट/एक्सेस, रेट डिफ़रेंस, टैक्स मिसमैच → क्वेरी/डेबिट नोट।

7) इनवॉइस बुकिंग (Accounting Entry)

> नीति के अनुसार TDS बुकिंग समय या भुगतान समय पर लागू हो सकती है।

गुड्स/इन्वेंट्री

Dr. Purchase/Inventory

Dr. Input GST (CGST/SGST/IGST) (यदि क्रेडिट एलिजिबल)

Cr. Vendor

(यदि TDS सेवाओं पर लागू): Cr. TDS Payable और Vendor को नेट करें

सेवा/खर्च

Dr. Expense (Cost Center/Project)

Dr. Input GST (यदि एलिजिबल)

Cr. Vendor

Cr. TDS Payable (यदि लागू)

RCM केस (जहाँ लागू): GST देनदारी/ITC हेतु अलग RCM लेज़र—कंपनी नीति/कानून के अनुरूप एंट्री रखें।

अग्रिम (Advance to Vendor):

Dr. Vendor Advance / Prepayment

Cr. Bank

बिल आने पर एडजस्ट; (अग्रिम पर GST/TDS लागूता कंपनी/कानून के अनुसार देखें)

8) अनुमोदन वर्कफ़्लो (Invoice Approval)

स्तर: उपयोगकर्ता/मैनेजर/फ़ाइनेंस कंट्रोलर के ई-साइन/वर्कफ़्लो।

कंट्रोल: Maker-Checker, ऊँची राशि पर अतिरिक्त अनुमोदन।

9) भुगतान योजना (Payment Proposal / Due-Date Run)

सेलेक्शन: Due invoices, आंशिक/पूर्ण भुगतान, क्रेडिट नोट/एडवांस समायोजन।

टीडीएस/अन्य कटौतियाँ: नेट पेएबल सुनिश्चित करें; अर्ली पेमेंट डिस्काउंट कैप्चर।

कंट्रोल: ब्लॉक/होल्ड इनवॉइस को exclude करें।

10) भुगतान प्रोसेसिंग (Disbursement)

मोड: NEFT/RTGS/IMPS/UPI/चेक/बैंक फ़ाइल (NACH/host-to-host)।

अप्रूवल: पेमेंट बैच की स्वतंत्र स्वीकृति; Positive Pay (यदि चेक)।

एंट्री: Dr. Vendor / Cr. Bank; बैंक शुल्क: Dr. Bank Charges / Cr. Bank।

Remittance Advice: वेंडर को इनवॉइस-वाइज़ ब्रेकअप/कटौतियाँ भेजें।

11) समंजन व अनुपालन (Reconciliations & Compliance)

Vendor Reco: वेंडर SOA बनाम हमारे लेज़र—डिफ़रेंस पर DN/CN।

GSTR-2B/ITC: इनवॉइस GST पोर्टल पर दिख रहा/ठीक दर से अपलोड—मिसमैच ट्रैक।

TDS: चालान जमा, रिटर्न फाइल, Form 16A जारी—समयसीमा के भीतर।

MSME & Contract Terms: समय पर भुगतान; देरी पर कानून/कॉन्ट्रैक्ट इम्पैक्ट।

GR/IR (Unbilled): खुली GRN पर प्रावधान/क्लियरिंग।

Bank Reco: स्टेटमेंट बनाम लेज़र।

12) माह-अंत/वर्ष-अंत क्लोज़ (Period Close)

Accruals/Provisions: Unbilled services, expected liabilities।

Ageing रिपोर्ट: 0-30/31-60/…; पुरानी देनदारियों की सफ़ाई।

KPI: DPO, On-time Payment %, Discount Captured, GRNI Ageing, Query TAT, GST/TDS mismatches।

डॉक्यूमेंटेशन: ऑडिट ट्रेल, सपोर्टिंग स्कैन, PO/GRN/Invoice लिंक।

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summary 10 Strp

1. Vendor Onboarding

2. PR Approval

3. PO Creation

4. Goods/Service Receipt (GRN/SES)

5. Invoice Receipt & Stamping

6. 3-Way/2-Way Match

7. Invoice Booking (+ GST/TDS/RCM logic)

8. Approval Workflow

9. Payment Run & Disbursement

10. Reconciliations, Compliance & Close

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आवश्यक कंट्रोल/चेकलिस्ट (Quick Checklist)

✅ डुप्लिकेट इनवॉइस चेक (नंबर/तारीख/राशि/वेंडर)

✅ बैंक डिटेल बदलाव की स्वतंत्र वेरिफ़िकेशन

✅ RCM/TDS/GST रेट और Place of Supply वेलिडेशन

✅ Hold/Block पॉलिसी (कॉन्ट्रैक्ट/PO उल्लंघन, QC फेल)

✅ दस्तावेज़ रिटेंशन (PO, GRN/SES, Invoice, Remittance, Approvals)

✅ SoD: Procurement, Receiving, Booking, Payment—अलग टीमें

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Tally/ERP में सामान्य मैपिंग (सहायक)

PO: Purchase Order Voucher (optional)

GRN: Receipt Note

Invoice Booking: Purchase Voucher (Item/Service wise GST)

TDS: Journal/Auto-TDS (कंपनी सेट-अप के अनुसार)

Payment: Payment Voucher (Bank/Cash), Remittance narration

Reco/Reports: Vendor Ledger, Ageing, GSTR-2B match, TDS Registers

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सामान्य एंट्री टेम्पलेट (उदाहरणात्मक, दर/कानून के अनुसार एडजस्ट करें)

Service Invoice (GST eligible + TDS applicable)

Dr. Expense (Cost Center) – Basic

Dr. Input GST – Tax

Cr. Vendor – (Basic + Tax – TDS)

Cr. TDS Payable – TDS Amount

Goods Invoice (Inventory)

Dr. Inventory / Purchase

Dr. Input GST

Cr. Vendor

Payment to Vendor

Dr. Vendor

Cr. Bank

(Bank Charges होने पर अलग एंट्री)